8月号 [4] クラウドツール、EvernoteとNozbeの両方を使うと、業務が効率的になります

8月号 [4] クラウドツール、EvernoteとNozbeの両方を使うと、業務が効率的になります

シリコンバレーにあるEvernote本社 (Joe'sで今年4月に訪問)

最近、Evernote (エバーノート)といって、「すべてを記憶する」というキャッチフレーズのもと、ファイルを記憶し、検索するクラウドのシステムが多く利用されています(会員数: 全世界で1000万、国内で200万)。PCのフォルダに入るファイルや受信ボックスに入るメールを自動的にセンターのサーバーにアップロードし、異なるPCやスマートフォンからもアクセスができるようなサービスです。

Evernoteでは、ポケットの一元化といって、すべての情報がそこに集積されるような仕組みになっています。記憶はEvernoteに任せ、脳は思考に専念させなさい、ということです。原理は至って簡単ですが、職場に導入しただけでは何の変化も生じません。現状の情報・作業の流れに対して、どのように適用すべきかを検討する必要があります(情報・作業の流れを再設計するといってもよいでしょう)。

Joe’sでは、例えば、

1. 受信したFAXは、着信時に自動的にPDFに変換され、Evernoteに入力される
2. 注文が自動的にEvernoteに入力され、1個のノート(Evernoteの最小単位)になる。納品までの各段階でそのノートを担当者が閲覧し、注意事項を記入する。発注から納品に至るまで、ノートが、ノートブック(ノートのカテゴリ)の間を移動する(報告としての役割)。
3. 名刺、紙ベースの書類(パンフレットなど)はスキャンして、ファイルとしてEvernoteのノートに保存することで、いつでも検索出来るようになっている。

などの設定で、効率アップをはかっています。

しかし、Evernoteの導入だけでは不十分であるように思われました。Evernoteの機能として、進捗管理の実現が難しいため、先延ばしの多い部門では、問題が解決しませんでした。そこで、Joe’sでは、最近になって、Nozbe(ノズビー)というスケジュール管理のクラウドツールを導入しました(Evernoteと同期がとれる)。現在、両者の導入(併用)によって、グループウェアとして、かなり威力を発揮しています(EvernoteのPremium会員は月額3.75ドル、Nozbeは20人で月額37.5ドル)。Nozbeは、Googleカレンダーとも同期がとれます。

EvernoteやNozbeは、David Allen氏の著作に見られる「Getting Things Done」(仕事を成し遂げる技術)という概念に裏付けられている、と言われています。「ストレスフリーの仕事術」という日本語訳(翻訳: 田口元氏)の書籍も出版されています。

Joe'sの社員に配布された夏休みの宿題「Nozbe: クリエイティブ仕事術」とEvernoteやNozbeをささえる概念「Getting Things Done」(仕事を成し遂げる技術)

EvernoteやNozbeにもまして、Facebook(これもクラウド)の威力についても特記すべきでしょう。実は、EvernoteはJoe’sで長年サーバーをご利用いただいているI氏、Nozbeは大手レンタルサーバーの代表のY氏が、Facebookで発言されていたことがきっかけで、導入に至りました。二人とも、Joe’sと近いビジネスの分野の方で、それなりの実績をあげています。Joe’sでは、信頼のできる情報と信じ、試行錯誤を繰り返しながらも、最終的に効果をあげるまでに至りました。Facebookの友達の口コミは、誰だかわからない人の掲示板への書き込みなどと違って、信頼性の高い情報とみなせるものであるという知見を得ました。