1月号[4] 先延ばしの習慣、今年こそ克服してみませんか。

1月号[4] 先延ばしの習慣、今年こそ克服してみませんか。

以前に、本ニューズレターでも、Nozbe(http://www.nozbe.com)を使ったスケジュール管理の事例をお伝えしました。Nozbeは、Evernote(http://www.evernote.com)に比べると活用の自由度は小さいのですが、ツボをおさえるかどうかで、その効果がかなり違ってきます。Joe’sでも、新年の会合(本社)で、スケジュール管理の方法について話し合ってみました。以下、参考になれば幸いです。

Joe'sのスケジュール管理7箇条

まず、スケジュールの報告で、納期を記入しているが所要時間を記入していない人がいます。そういう人に限って納期が守れていないことが多いようです。タスク(作業)として、具体的に何をするのかのイメージが描けないと、所要時間は計算できませんし、納期も宣言できません。結局、根拠のないスケジュール設定になってしまいます。時間数を書いておくと、上司も管理が楽で安心できます。

昼休みから帰ってくると、あっという間に夕方になる。

しかし、納期と所要時間を記入しただけでは不十分です。プロジェクトに含まれるタスクとしてToDoが頭をかすめたら、すぐにできるものはすぐに行動するとして、それ以外はタスクとしてすぐに記入すること、そのような勇気が必要です。

また、精神論のレベルでは、「できる」というイメージを明確にすることが重要です。朝、出勤したら、前日できなかったタスクなどを入れて、その日にこなすタスクの列を再設定します。そして、「何時にまでに何を終える」という純粋なタスクだけでなく「何時に誰に会う」などのイベントもタスクとして、時間順に並べ変えます。そして、あなたがスケジュールをうまくこなすシナリオを描きます。これは、ゴルフのパットと同じで、脳裏に「できない」というイメージが残っていたら無理です。

期限超過の山(Nozbeでは、赤字で表示される)。これが放置されていると、上司のイライラは最高潮に達する

スケジュール管理は、奥が深いものです。タスクの内容をブレークダウン(分類)できたら、タスクを細分化します。タスクは、所要時間が短かければ短いほど実現の可能性が高くなります。締切りを超過してばかりいる人のタスクを見てみると、8時間とか長い時間を書いていることが多いです。8時間のタスクを4時間のタスク2個に、4時間のタスクを2個に、2時間のタスク4個にへと細分化していくことが重要です。時間の長いタスクでは、できるというイメージを描くことが難しいです。

また、できないとわかった場合には、その段階ですぐに修正することが必要です。締切り超過のタスクを放置したり、実現可能性の低い、根拠のないスケジュールを設定していると、会社から、仕事だけではなく、場合によっては、あなたそのものが信用できないという評価を受けることになります。

普段から時間を有効に使う習慣をつけよう

ただ、こうは言っても、実際にはなかなか難しい面もあります。Joe’sでは、業務以外でも、プライベートでもNozbeを利用して、日頃から時間を有効に使う習慣をつけることをすすめています。

時間を真に有効に使えれば、あなたの人生はさらに有意義なものになるはずです。